ใน ปี พ.ศ. 2555 นี้ ข้าพเจ้าได้คิดริเริ่มจัดทำโครงการ E –office ซึ่งเป็นการปฏิรูประบบการปฏิบัติงานในองค์กรโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นการพัฒนาระบบการจัดเก็บข้อมูลแบบเอกสาร มาเป็นการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ ซึ่งทำให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อมูลไม่สูญหาย สะดวกในการสืบค้นข้อมูล และฝ่ายต่างๆ สามารถเรียกใช้งานข้อมูลเพื่อประกอบการดำเนินงานและการตัดสินใจได้ ซึ่งในขณะนี้ได้ดำเนินการแล้วเสร็จ ดังนี้
1. การทำความเข้าใจกับรองผู้อำนวยการ หัวหน้างาน เจ้าหน้าที่ทุกฝ่าย เนื่องจากต้องมีการย้ายบุคลากรแต่ละฝ่ายมาปฏิบัติงานรวมกัน
2. จัดทำอาคารปฏิบัติงานและตกแต่งพื้นที่ใช้สอยภายใน
3. จัดทำโปรแกรมปฏิบัติงานโดยข้าพเจ้าเป็นผู้วิเคราะห์ ออกแบบระบบ (System Analysis) โครงสร้างของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จากนั้นให้บริษัทมาเขียนโปรแกรมตามระบบงานที่ข้าพเจ้าได้ออกแบบไว้
4. ต่อไปจะเป็นการย้ายบุคลากรมาประจำสำนักงานและทดลองปฏิบัติงาน
การทำงานของระบบ E-office มีดังนี้
1. ให้พนักงาน เจ้าหน้าที่ทุกคน ทุกหน่วยงาน รวมทั้งผู้บริหาร มานั่งรวมกันทั้งหมด
2. แบ่งระบบการทำงานเป็น 2 ส่วน ตามลักษณะการให้บริการลูกค้า เพื่อให้เกิดการบริการสิ้นสุด ณ จุดเดียว (One Stop Service) คือ
2.1 กลุ่มลูกค้าเป็นนักเรียน นักศึกษา ผู้ปกครอง ประกอบด้วย งานฝ่ายวิชาการ งานฝ่ายพัฒนากิจการนักเรียนนักศึกษา
2.2 กลุ่มลูกค้าที่เป็นครูและผู้มาติดต่องานราชการ ประกอบด้วย ฝ่ายบริหารทรัพยากร ฝ่ายแผนงานและความร่วมมือ
3. วิเคราะห์ ออกแบบระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อจัดเก็บข้อมูลเป็นระบบเอกสารที่ทำการสแกนเอกสารเป็นไฟล์นามสกุล PDF แล้วจัดเก็บในระบบฐานข้อมูล (Computer Server)
4. มีระบบการสื่อสารข้อมูลอัตโนมัติ โดยเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกันทั้งสำนักงานด้วยระบบ LAN (Local Area Network) ซึ่งเมื่อเจ้าหน้าที่ส่วนกลาง (Call Center) ทำการสแกนเอกสารเสร็จแล้วจะกำหนดรหัส (Code) ให้กับเอกสาร เพื่อการจัดเก็บข้อมูลไปในที่ตู้เอกสาร (Folder) ของฝ่ายและงาน ข้อมูลนั้นก็จะถูกส่งไปยังเครื่องลูกข่ายของหน่วยงานนั้นทันที เจ้าหน้าที่สามารถอ่านข้อมูล ส่งข้อมูลเข้ามาเก็บเพิ่มได้ โดยไม่มีสิทธิ์ลบข้อมูล
5. มีระบบแยกเอกสารเป็นหมวดหมู่ และสืบค้นได้โดยอัตโนมัติ ข้อมูลเอกสารทุกแผ่นจะถูกกำหนดรหัสเอกสาร (Code) และถูกส่งไปเก็บไว้ใน Computer Server โดยแยกเก็บไว้เป็นหมวดหมู่ตามหน่วยงาน ซึ่งสามารถเรียกใช้เอกสารได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับอย่างรวดเร็ว เจ้าหน้าที่สามารถนำเอกสารนั้นมาสรุปรายงาน (FileReport) ได้อย่างสะดวกง่ายดายและรวดเร็ว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น
หมายเหตุ: มีเพียงสมาชิกของบล็อกนี้เท่านั้นที่สามารถแสดงความคิดเห็น